انتقال فن‌آوری اطلاعات به سازمان

برای شروع، به مرور تعریف و مفاهیم اصلی می‌پردازم و پیش از همه تفاوت بین «فن‌آوری اطلاعات» Information Technology (IT) و «سیستم اطلاعاتی» Information System (IS) را توضیح می‌دهم. زیرا این دو مفهوم گرچه به طور ناخواسته به جای یک دیگر به کار برده می‌شوند اما معانی متفاوتی دارند.

فن آوری اطلاعات چیست؟
فن آوری اطلاعات مجموعه‌ای شامل حداقل یکی از اجزای زیر است:
1. سخت افزار Hardware
2. نرم افزار Software
3. سیستمهای ارتباطی Telecommunication
4. ایستگاه کار Workstation
5. سیستمهای خودکارسازی Computer Controlled robots
6. محصولات هوشمند Smart Products

سامانه اطلاعاتی چیست؟
سامانه اطلاعاتی، یکی از نتایج حاصل از به کارگیری فن‌آوری اطلاعات است که به کمک آن اطلاعات مختلف رده بندی و طبقه بندی می‌شوند تا دوباره به کار گرفته شوند.

انواع سامانه‌های (سیستم‌های) اطلاعاتی به شرح ذیل می‌باشند:
• سامانه مدیریت محتوا
Content Management System (CMS)
• سامانه مدیریت مستندات
Document Management System (DMS)
• سامانه مدیریت اطلاعات
Management Information System (MIS)
• سامانه پشتیبانی تصمیمگیری
Decision Support System (DSS)
• سامانه اطلاعات اجرایی
Executive Information System (EIS)
• سامانه پشتیبانی مدیریت
Management Support System (MSS) >> DSS + EIS
• سامانه اطلاعات استراتژیک
Strategic Information System (SIS)

بر اساس کارکرهای مختلف فن‌آوری اطلاعات، و ترکیب قابلیتهای آن، سامانه های اطلاعاتی شکل می‌گیرند. بدین لحاظ برای فهم نقش فن‌آوری در سازمان، باید ابتدا کارکردهای پایه آن را شناخت:

کارکردهای پایه فن آوری اطلاعات
Basic Functions of IT

هر جا که فن‌آوری اطلاعات به کار گرفته می‌شود، حداقل یکی از عملیات زیر (و معمولا ترکیبی از آنها) اتفاق می‌افتد:
۱. تبدیل اطلاعات (Conversion)
یعنی اطلاعات از یک شکل به شکل دیگر تبدیل میشوند (مثل پخش صدای شما از یک بلندگو، یا اسکن کردن متن یک قرارداد و تبدیل آن به قالب الکترونیک)
۲. ذخیره سازی اطلاعات (Storage)
مثل ذخیره صدای شما بر روی دیسک یا نوار یا ذخیره کردن اطلاعات
۳. پردازش اطلاعات (Processing)
مثل محاسبه معدل دانش‌اموزان به وسیله کامپیوتر یا تراز حساب مالی در یک نرم افزار حسابداری
۴. تبادل اطلاعات (Communication)
مثل مبادله اطلاعات از یک کامپیوتر به یک کامپیوتر دیگر
۵. تحلیل و همگرایی اطلاعات
مثل نرم افزارهای هوشمند طراحی صنعتی و الکترونیک

فن آوری های نوپدید
ٍEmerging Technologies

از ترکیب کارکرهای بالا، فن‌آوری‌های جدیدی پدید آمده است که به تنهایی هویت خاص خود را پیدا کرده‌اند و بسیار پیش می‌آید که یک طرح به کارگیری تکنولوژی در سازمان شما، یکی از اینها را به عنوان هدف طرح ذکر می‌کند (مثل طرح اتصال شرکت شما به اینترنت). بعضی از این فن‌آوری‌ها به قرار ذیل هستند:
- چند رسانه ای (Mulimedia)
- شبکه های کامپیوتری (Computer Networks)
- بسته های نرم افزاری (Software Application/Trends)
- انبارهای داده (Data Warehouses)
- فن آوری بدون سیم (Wireless Technologies)
- سیستمهای هوشمند (Artificial Intelligence Systems)
- اینترنت

برنامه ریزی فن آوری اطلاعات
هر برنامه انتقال یا به کارگیری فن‌اوری به سازمان باید به سوالهای زیر پاسخ دهد:
- چه؟ (چه چیزی می‌خواهد در سازمان به کار گرفته شود)
- کجا؟ (در چه بخش از سازمان یا برای کدام فعالیت)
- چه وقت؟
- چقدر هزینه در ازای چقدر سود؟
- چگونه؟ (مراحل انجام کار چیست)
- توسط چه کسی؟ (آیا با تکیه بر نیروهای داخل سازمان یا بیرون آن؟ و در میان شرکتهای بیرونی، کدام یک و چرا مناسبتر است؟)

برای پاسخ دادن به سوال اول، به مرور نقش‌هایی که فن اوری می‌تواند در سک یازمان داشته باشد می‌پردازیم:

نقش فن آوری اطلاعات در سازمان
- نقش پشتیبانی
در این نقش، فعالیت اصلی و محوری سازمان بدون استفاده از فن آوری هم انجام می‌شود، اما به کار گیری فن آوری به نحوه انجام فعالیت‌ها به شدت کمک می‌کند یا اینکه آنها را توسعه می‌دهد. مثل به کارگیری سیستم مالی یا حسابداری برای یک کتابفروشی که گرچه می‌توان همچنان حساب و کتاب‌ها را در دفاتر ن داشت، اما کامپیوتر انجام عملیات حسابداری را تسهیل می‌کند.

- نقش محوری
فن‌آوری برای برخی سازما‌نها نقش محوری دارد به نحوی که بدون به کارگیری ان، اگر چه می‌توان به فعالیت ادامه داد، اما تفاوت بین به کارگیری و عدم به کارگیری فن‌آوری فاحش است. مثل به کارگیری سیستم تایپ کامپیوتری در یک روزنامه یا انتشاراتی. امروزه تقریبا بدون به کارگیری حروفچینی کامپیوتری، اداره یک روزنامه یا انتشار یک کتاب غیرممکن است.

- نقش استراتژیک
در نقش استراتژیک، اصولا ادامه فعالیت سازمان بدون به کارگیری فن‌آوری بی‌معنی است. مثل شبکه ارتباطی برای فروش بلیط هواپیما یا به کارگیری کامپیوتر در سیستم بانکی.

تشخیص
قدم بعدی، تشخیص نقش فن‌آوری در سازمان یا فعالیت شما است. برای این کار، شاخصهایی معرفی می‌کنم:

شاخصهای تشخیص نقش فن آوری اطلاعات در سازمان
- شاخص اول: میزان وابستگی سازمان به فن آوری اطلاعات
کارکرد مطلوب سازمان در گرو به کارگیری فن آوری است

- تاثیر استراتژیک فن آوری اطلاعات بر سازمان
فن آوری یکی از چند عامل اصلی برای حفظ سازمان و تضمین موفقیت آن در آینده است

جدول تشخیص
ترکیب دو شاخص بالا، جدول تشخیص را در اختیار قرار می‌دهد:

نقش محوری سطح یک- فن آوری فعلی نقش حیاتی را ایفا نمیکند ولی سازمان و شرایط فعالیت آن در حال حرکت به آن سو است
نقش محوری سطح دو- تکیه سازمان بر فن آوری قابل توجه است، اما توسعه فن آوری اطلاعات در سازمان لزوما به معنی پیش افتادن از رقبا نیست.

شناسایی موقعیتهای به کارگیری IT
علاوه بر جدول بالا، شناسایی موقعیتهای به کارگیری فن‌آوری نیز اهمیت دارند. این موقعیتها دو دسته هستند:
- موقعیتهای خارج از سازمان
به کارگیری فن اوری منجر به بهبود فعالیتهای سازمان در ارتباط با مشتریان، شرکتهای وابسته، فراهم کنندگان خدمات، ارائه خدمات یا محصولات تازه به مشتریان و…

- موقعیتهای داخل سازمان
در این حالت، به کارگیری فن اوری منجر به افزایش کیفیت در زنجیره ارزش افزوده در بخشهای مختلف سازمان از خط تولید گرفته تا مدیریت، نیروی انسانی، بخشهای مالی و خدماتی و…

اعمال شاخصهای فوق به فعالیت سازمان شما توسط کارشناسان یا مشاوران صورت می‌پذیرد تا سودمند ترین حالت سرمایه‌گذاری و بهره‌وری از به کارگیری فن‌آوری حاصل گردد